سكرتاريا
المسؤوليات الرئيسية
تتولى السكرتاريا مسؤولية تنظيم الأعمال الإدارية اليومية، وتنسيق المراسلات والاجتماعات، ودعم الإدارة لضمان سير العمل بكفاءة واحترافية داخل المؤسسة.
المهمة والنشاط
- استقبال المكالمات الهاتفية وتحويلها للجهات المعنية.
- استقبال الزوار وتنظيم مواعيد الاجتماعات.
- إعداد وطباعة وتنسيق المراسلات والتقارير الرسمية.
- تنظيم وحفظ الملفات والوثائق بطريقة مرتبة وسهلة الوصول.
- متابعة البريد الإلكتروني والرد على المراسلات حسب التوجيهات.
- تنسيق جداول المواعيد والاجتماعات للإدارة.
- تجهيز محاضر الاجتماعات وتوثيقها عند الحاجة.
- متابعة الطلبات الإدارية واللوجستية الخاصة بالمكتب.
- الحفاظ على سرية المعلومات والوثائق الخاصة بالمؤسسة.
- تنفيذ أي مهام إدارية أخرى حسب توجيهات الإدارة المباشرة.
متطلبات شاغل الوظيفة
المستوى التعليمي / الشهادات المطلوبة:
دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة أو تخصص ذي صلة.
مهارات تنظيم وإدارة وقت عالية.
مهارات تواصل ممتازة شفهياً وكتابياً.
اللباقة وحسن المظهر والقدرة على التعامل باحترافية.
القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد.
الخبرات المطلوبة:
يفضل وجود خبرة سابقة في مجال السكرتاريا أو الأعمال الإدارية.